Toiminnanohjaus | Aava Ohjelmistot

Ei sinne päin, vaan millilleen

Turkulainen alihankintakoneistuksen edelläkävijä Eskomatic Oy halusi päivittää järjestelmänsä nykyaikaan. Matka sisälsi ensin mutkia, mutta lopputulos Aavan kanssa oli sitä mitä haluttiin.

Peräti 40 vuotta alalla toiminut, laadusta ja toimitusvarmuudesta tunnettu Eskomatic Oy halusi päivittää toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmänsä nykyaikaan. Järjestelmätoimittajaksi valikoitui pitkään IT-alalla toiminut yritys, joka sai Eskomaticin vakuuttuneeksi järjestelmänsä toimivuudesta heidän tarpeisiinsa. Järjestelmä kuitenkin osoittautui käytännössä täysin sopimattomaksi Eskomaticin vuosikymmenien toiminnan aikana hyviksi muovautuneisiin toimintatapoihin ja -prosesseihin. Järjestelmän perusprosessit eivät toimineet toivotulla tavalla, eikä niitä tultaisi koskaan saamaankaan toimimaan halutusti: tämä järjestelmä ei yksinkertaisesti ollutkaan riittävän moderni palvelemaan nykyaikaisen tuotannon vaatimuksia, vaikka niin oli luvattu. Käyttöönottoprojektin vuosipäivän alkaessa uhkaavasti lähestyä ja järjestelmän ollessa käytännössä susi, Eskomatic puhalsi pelin poikki.

"Pitää ymmärtää mitä lupaa ja pitää se mitä lupaa."

Pauli Eskola, toimitusjohtaja Eskomatic Oy

Käyttöönottoprojektin mentyä metsään Eskomatic ennakkoluulottomasti luotti erilaisen Aavan lupaukseen: järjestelmä saadaan mukautettua täydellisesti asiakkaan toimintaan, se tulee tehostamaan toimintaa ja järjestelmäprojekti toteutetaan kiinteällä hinnalla.

Nämä kaikki toteutuivat, kuten oli luvattu. Tietenkin välillä oli haasteita, jopa epävarmuutta ja aikataulut hiukan venyivät, mutta helmikuussa 2022 alkoi Aava Metal -järjestelmän tuotantokäyttö ja laskutuspuoli käynnistyi pari kuukautta myöhemmin. Järjestelmän rakentaminen iteroimalla toi mahdollisuuden saada myös kaikki toiminnassa harvemmin ilmenevät poikkeustapaukset esiin ja huomioitua järjestelmän toiminnassa.

"Aava on omaa luokkaansa edistyksellisyydessä."

Pauli Eskola, toimitusjohtaja Eskomatic Oy

Uusi järjestelmä oli tietyllä tavalla yhteinen kehitysprojekti. Aava Metal -tuotetta hiottiin Eskomaticin toiveiden mukaisesti ja samalla Eskomatic pääsi virtaviivaistamaan prosessejaan entisestään. Eskomatic on arvostanut päivittäisen yhteistyön sujuvuutta Aavan kanssa ja välillä tukea tarvitaan nopeastikin, jolloin nopea vasteaika on erityisen tärkeää. Yhteistyö on sujuvaa ja suoraa, niinkuin oltaisiin työkavereita, luottamus osaamiseen on vahva. Eskomaticin koko toiminta pyörii nyt Aavassa: toiminnan- ja tuotannonohjaus, tarjous- ja jälkilaskenta, asiakkuudenhallinta, myyntilaskutus, luotonvalvonta ja perintä, ostolaskut maksatuksineen, osto- ja myyntireskontrat, tuntikirjaukset ja raportointi. Kirjanpito- ja palkka-aineistot syntyvät järjestelmästä automaattisesti ja ne vain siirretään ajolla eteenpäin tilitoimistoon.

"Tehdään Eskomaticin prosessin mukaan."

Pauli Eskola, toimitusjohtaja Eskomatic Oy

Aavan käyttöönoton myötä Eskomatic on päässyt kiinni mm. hävikkiin ihan uudella tavalla. Vaikka Aavan peruskäytön oppiikin nopeasti, järjestelmä yllättää monipuolisuudellaan sitä enemmän, mitä enemmän sitä käyttää. Haluamansa tiedon löytää helposti ja nyt kaikki on yhdessä paikassa. Yhteinen kehitystyö jatkuu edelleen mm. tiedon visualisoinnin parissa.

Järjestelmän käytön myötä tulee myös uusia ideoita työvaiheiden ja prosessien parantamiseksi edelleen. Ehdotukset ja muutokset saadaan toteutukseen päivissä, ei viikoissa tai kuukausissa. Toimintavarmuus kasvaa, kun voidaan luottaa siihen, että järjestelmä pitää huolen toiminnan sujuvuudesta ja oikeista toimintatavoista.