Miksi joustava ERP on kilpailuetu valmistavassa teollisuudessa?

Valmistava teollisuus elää jatkuvassa muutoksessa. Asiakkaiden vaatimukset kasvavat, toimitusajat lyhenevät, tuotteet muuttuvat ja kilpailu kiristyy. Silti monessa yrityksessä käytössä oleva ERP-järjestelmä perustuu ajatukseen, että yrityksen pitäisi toimia juuri sillä tavalla kuin ohjelmisto määrää.

Mutta entä jos yrityksen kilpailuetu syntyy juuri omista toimintatavoista? Silloin liian jäykkä ERP voi hidastaa kehitystä enemmän kuin tukea sitä.

Modernin ERP-järjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia ei ole pelkästään laaja ominaisuusvalikoima, vaan kyky mukautua yrityksen toimintaan myös tulevaisuudessa.

Valmistavan teollisuuden yritykset eivät ole samanlaisia

Vaikka kaksi yritystä valmistaisi samanlaisia tuotteita, niiden toimintatavat voivat olla täysin erilaiset.

Erot voivat näkyä esimerkiksi:

• tarjouslaskennassa

• tuotannon suunnittelussa

• materiaalien hallinnassa

• työmääräimissä

• laadunhallinnassa

• jäljitettävyydessä

• toimitusprosesseissa

Usein juuri nämä erot muodostavat yrityksen kilpailuedun.

Jos ERP pakottaa muuttamaan toimivia prosesseja, vaarana on menettää osa siitä tehokkuudesta, joka on rakentunut vuosien aikana.

Jäykkä ERP voi hidastaa kehitystä

Perinteinen ERP perustuu usein valmiisiin toimintamalleihin.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• työvaiheita ei voida muuttaa

• käyttöliittymää ei voida mukauttaa

• raportteja ei saada yrityksen tarpeisiin

• uusia prosesseja ei voida rakentaa ilman raskaita projekteja

Aluksi nämä rajoitukset saattavat tuntua pieniltä, mutta yrityksen kasvaessa ne voivat hidastaa kehitystä merkittävästi.

Joustava ERP tukee yrityksen kilpailuetua

Joustavan ERP tavoitteena ei ole pakottaa yritystä muuttumaan.

Sen tehtävänä on tukea yrityksen omia toimintatapoja.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi:

• asiakaskohtaisia työnkulkuja

• muokattavia käyttöliittymiä

• yrityksen omia raportteja

• toimialakohtaisia prosesseja

• uusia toimintoja ilman suurta ohjelmistoprojektia

  
  

Kun järjestelmä mukautuu liiketoiminnan mukana, myös kehittäminen on nopeampaa.

Muutokset eivät lopu käyttöönottoon

Moni ajattelee ERP-projektia kertaluonteisena hankkeena.

Todellisuudessa yritys muuttuu jatkuvasti.

Vuosien aikana voi tulla:

• uusia tuotteita

• uusia asiakkaita

• uusia tuotantomenetelmiä

• uusia liiketoimintamalleja

• yritysostoja

• uusia raportointivaatimuksia

  
  

ERP pitäisi pystyä muuttumaan niiden mukana.

Vähemmän kompromisseja

Kun järjestelmä ei taivu, yrityksessä syntyy helposti kiertotapoja.

Esimerkiksi:

• Excel-taulukoita

• paperisia työlistoja

• erillisiä tietokantoja

• manuaalisia kirjauksia

• ylimääräisiä ohjelmistoja

Lopputuloksena tieto hajautuu useaan paikkaan.

Joustavan ERPn tavoitteena on vähentää tällaisia kompromisseja kokoamalla tieto yhteen järjestelmään.

Parempi käyttökokemus

Järjestelmää käytetään joka päivä. Siksi pienilläkin asioilla on suuri merkitys.

Kun käyttäjä näkee vain oman työnsä kannalta olennaiset tiedot, työ nopeutuu ja virheiden määrä vähenee.

Yksinkertainen käyttöliittymä voi säästää jokaiselta käyttäjältä vain muutaman minuutin päivässä, mutta koko yrityksen tasolla vaikutus voi olla merkittävä.

Kilpailuetu syntyy kyvystä muuttua

Valmistavan teollisuuden yritykset eivät kilpaile pelkästään hinnalla.

Kilpailuetu voi syntyä esimerkiksi:

• nopeammasta toimituksesta

• paremmasta palvelusta

• tehokkaammasta tuotannosta

• joustavammasta valmistuksesta

• paremmasta asiakaskokemuksesta

  
  

ERP-järjestelmän tulisi tukea näitä vahvuuksia eikä rajoittaa niitä.

Joustavuus ei tarkoita hallitsematonta räätälöintiä

Joustava ERP ei tarkoita sitä, että kaikki rakennetaan alusta asti uudelleen.

Parhaimmillaan järjestelmä perustuu valmiiseen ja testattuun kokonaisuuteen, jota voidaan täydentää yrityksen tarpeiden mukaan.

Näin yritys saa käyttöönsä vakaan perustan ilman, että sen tarvitsee luopua omista kilpailukykyä tukevista toimintatavoistaan.

Tulevaisuuden ERP kehittyy yrityksen mukana

Yrityksen tarpeet muuttuvat jatkuvasti. Siksi myös ERP pitäisi olla järjestelmä, jota voidaan kehittää vaiheittain.

Kun uusia toimintoja voidaan ottaa käyttöön ilman raskaita uudistusprojekteja, järjestelmä säilyttää arvonsa huomattavasti pidempään.

ERP ei ole vain tämän päivän ratkaisu – sen pitäisi tukea yrityksen toimintaa myös viiden tai kymmenen vuoden kuluttua.

Yhteenveto

Joustava ERP ei ole pelkästään tekninen ominaisuus.

Se on kilpailuetu.

Kun järjestelmä mukautuu yrityksen prosesseihin eikä pakota yritystä muuttamaan toimivia käytäntöjään, kehittäminen on nopeampaa,

käyttäjien työ sujuvampaa ja liiketoiminnan muutoksiin voidaan reagoida tehokkaammin.

Valmistavan teollisuuden yrityksissä kilpailukyky syntyy harvoin siitä, että tehdään kuten kaikki muut. Usein se syntyy juuri omista toimintatavoista – ja silloin myös ERP-järjestelmän tulee tukea niitä.