Mitä tietoa ERP oikeasti kerää?
ERP-järjestelmästä puhutaan usein yrityksen yhteisenä tietolähteenä. Sen avulla seurataan myyntiä, varastoa, tuotantoa, ostoja, toimituksia ja taloutta. Mutta mitä tietoa järjestelmä oikeastaan kerää – ja mistä tämä tieto syntyy?
ERP ei lähtökohtaisesti kerää tietoa yrityksestä itsenäisesti, vaan tieto muodostuu yrityksen päivittäisistä tapahtumista. Jokainen tarjous, myyntitilaus, materiaalivaraus, työvaihe, varastosiirto, toimitus ja lasku tuottaa tietoa, jota voidaan hyödyntää toiminnanohjaamisessa.
Kun prosessit ovat samassa järjestelmässä, yksittäisistä tapahtumista muodostuu kokonaiskuva yrityksen toiminnasta.
ERP kokoaa tiedon yrityksen eri prosesseista
ERP:n tärkein tehtävä on yhdistää yrityksen eri toimintojen tiedot toisiinsa.
Ilman yhteistä järjestelmää tieto voi olla hajallaan:
Excel-taulukoissa
sähköposteissa
paperisissa työmääräimissä
erillisissä ohjelmistoissa
työntekijöiden omissa muistiinpanoissa
ihmisten muistissa
Tällöin saman tiedon oikeellisuutta on vaikea varmistaa. Myynnillä voi olla yksi toimitusaika, tuotannolla toinen ja asiakkaalle on saatettu luvata kolmas.
ERP:n avulla tiedot linkittyvät toisiinsa. Myyntitilaus voi muodostaa materiaalitarpeen, tuotantotilauksen, varastovarauksen, toimituksen ja lopulta laskun.
1. Asiakas- ja toimittajatiedot
ERP sisältää yleensä yrityksen asiakkaiden ja toimittajien perustiedot.
Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:
yrityksen nimi ja Y-tunnus
yhteyshenkilöt
toimitus- ja laskutusosoitteet
maksuehdot
toimitusehdot
asiakaskohtaiset hinnat
sopimukset
luottorajat
ostohistoria
toimittajien toimitusajat
Asiakastieto ei siis tarkoita vain yhteystietoja. ERP voi näyttää myös, mitä asiakas on tilannut, millä hinnoilla, milloin tuotteet on toimitettu ja kuinka kannattavaa asiakkuus on ollut.
Toimittajista voidaan puolestaan seurata esimerkiksi toimitusvarmuutta, ostohintoja, laatupoikkeamia ja toteutuneita toimitusaikoja.
2. Tuote- ja nimiketiedot
Tuotteisiin, materiaaleihin ja palveluihin liittyvä tieto muodostaa ERP-järjestelmän perustan.
Yksittäinen nimike voi sisältää esimerkiksi:
tuotenumeron
nimen ja kuvauksen
myynti- ja ostohinnan
varastoyksikön
toimittajan
toimitusajan
varastopaikan
hälytysrajan
tuoterakenteen
piirustukset ja muut dokumentit
erä- tai sarjanumerovaatimukset
Valmistavassa yrityksessä erityisen tärkeä tieto on tuoterakenne. Se kertoo, mistä materiaaleista, komponenteista ja työvaiheista valmis tuote muodostuu.
Kun rakenne on kunnossa, ERP pystyy laskemaan materiaalitarpeita, tuotannon kustannuksia ja tuotteen arvioitua valmistusaikaa.
3. Myynnin ja tarjousten tiedot
ERP voi kerätä tietoa jo ennen varsinaista tilausta.
Myyntiprosessissa järjestelmään voidaan tallentaa esimerkiksi:
myyntimahdollisuus
tarjous
tarjouksen tuotteet ja hinnat
arvioitu toimitusaika
asiakkaan erityisvaatimukset
sovitut alennukset
tarjouksen voimassaoloaika
tarjouksen tila
tilauksen arvioitu kate
Näiden tietojen avulla yritys voi seurata myyntiputkea ja arvioida tulevaa työkuormaa.
Jos tarjousvaiheen tiedot siirtyvät suoraan tilaukselle, samoja tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Tämä vähentää manuaalista työtä ja pienentää virheiden riskiä.
4. Myyntitilausten tiedot
Kun asiakas tekee tilauksen, ERP tallentaa siihen liittyvät keskeiset tiedot.
Näitä voivat olla:
tilatut tuotteet
tilausmäärät
hinnat ja alennukset
toimituspäivä
toimitusosoite
maksuehto
toimitustapa
asiakkaan tilausnumero
tilauksen vastuuhenkilö
tilauksen eteneminen
toimitettu ja vielä toimittamatta oleva määrä
Tilaus toimii usein koko prosessin lähtöpisteenä.
Sen perusteella järjestelmä voi tarkistaa varastotilanteen, muodostaa hankintatarpeita, käynnistää tuotannon, varata tuotteita ja valmistella toimituksen sekä laskutuksen.
5. Ostoihin ja hankintaan liittyvät tiedot
ERP kerää tietoa siitä, mitä yrityksen pitää ostaa, milloin materiaalien pitää saapua ja keneltä tuotteet hankitaan.
Hankintaan liittyviä tietoja ovat esimerkiksi:
ostotarpeet
tarjouspyynnöt
ostotilaukset
toimittajat
ostohinnat
tilatut määrät
vahvistetut toimituspäivät
saapuneet määrät
avoimet tilaukset
toimitusviiveet
vastaanottotarkastukset
Kun ostot yhdistetään tuotannon tarpeisiin, hankinnan ei tarvitse perustua pelkkään kokemukseen tai erillisiin Excel-laskelmiin.
Järjestelmä voi näyttää, mitä materiaaleja tarvitaan, mihin tuotantotilaukseen ne liittyvät ja milloin niiden on oltava käytettävissä.
6. Varasto- ja materiaalitiedot
Varastonhallinnassa ERP seuraa materiaalien ja tuotteiden liikkeitä.
Järjestelmään voi muodostua tietoa esimerkiksi:
varastosaldoista
varastopaikoista
vastaanotoista
hyllytyksistä
keräilyistä
lähetyksistä
varastosiirroista
inventoinneista
materiaalivarauksista
erä- ja sarjanumeroista
vanhenemispäivistä
varaston arvosta
Pelkkä tieto siitä, että tuotetta on varastossa 100 kappaletta, ei aina riitä.
ERP voi lisäksi näyttää, kuinka suuri osa määrästä on jo varattu asiakastilauksille tai tuotantoon. Näin käytettävissä oleva saldo voidaan erottaa fyysisestä varastosaldosta.
7. Tuotannon tiedot
Valmistavassa yrityksessä tuotanto tuottaa suuren määrän tietoa.
ERP- tai MES-järjestelmään voidaan tallentaa esimerkiksi:
tuotantotilaukset
valmistettavat tuotteet
suunnitellut määrät
työvaiheet
koneet ja työpisteet
työntekijät
aloitus- ja lopetusajat
valmistuneet määrät
hylätyt kappaleet
materiaalikulutukset
poikkeamat
keskeneräinen tuotanto
työvaiheiden tilanne
tuotannon läpimenoaika
Näiden tietojen avulla yritys voi nähdä, mitä tuotannossa tapahtuu juuri nyt.
Järjestelmä voi näyttää esimerkiksi, mitkä työt ovat käynnissä, mitkä myöhässä, missä syntyy jonoa ja millä koneella olisi vapaata kapasiteettia.
8. Kapasiteetti- ja suunnittelutiedot
Tuotannon suunnittelu edellyttää tietoa käytettävissä olevista resursseista.
ERP tai tuotannonsuunnittelujärjestelmä voi sisältää tietoja esimerkiksi:
konekapasiteetista
henkilöstökapasiteetista
työvuoroista
huoltokatkoista
asetuksista
työvaiheiden kestosta
tuotantojonoista
prioriteeteista
materiaalien saatavuudesta
suunnitelluista valmistumisajoista
Näiden tietojen perusteella voidaan arvioida, milloin työ voidaan aloittaa ja milloin se valmistuu.
Jos suunnitelmaan tulee muutos, järjestelmä voi auttaa tunnistamaan, mihin muihin tilauksiin muutos vaikuttaa.
9. Työaika- ja henkilöstötiedot
ERP voi kerätä myös työhön käytettyä aikaa.
Työaikatietoa voidaan kirjata esimerkiksi:
tuotantotilaukselle
työvaiheelle
projektille
huoltotehtävälle
asiakastyölle
sisäiselle tehtävälle
Työntekijä voi kirjata työn aloituksen ja lopetuksen esimerkiksi tietokoneella, mobiililaitteella tai tuotannon työpisteellä.
Työaikatietojen avulla voidaan seurata:
toteutuneita työtunteja
suunnitellun ja toteutuneen ajan eroa
työn kustannuksia
työvaiheiden tehokkuutta
projektien kannattavuutta
tuotteen todellista valmistuskustannusta
Tarkoituksena ei ole vain seurata työntekijöitä. Olennaisempaa on ymmärtää, kuinka paljon aikaa eri tuotteisiin, työvaiheisiin ja asiakastöihin todellisuudessa kuluu.
10. Laatu- ja jäljitettävyystiedot
Laatuun liittyvät tiedot ovat tärkeitä erityisesti yrityksissä, joissa tuotteilta vaaditaan tarkkaa jäljitettävyyttä.
ERP voi tallentaa esimerkiksi:
laatutarkastukset
mittaustulokset
poikkeamat
reklamaatiot
korjaavat toimenpiteet
materiaalierät
sarjanumerot
tuotantoerät
käytetyt komponentit
tarkastuksen suorittajan
tarkastusajankohdan
Jäljitettävyystiedon avulla voidaan selvittää, mistä materiaalierästä tuote on valmistettu, millä koneella se on tehty ja kenelle kyseinen tuote on toimitettu.
Jos materiaalissa havaitaan ongelma, yritys pystyy tunnistamaan, mihin tuotteisiin ja toimituksiin se vaikuttaa.
11. Toimituksiin liittyvät tiedot
Kun tuote on valmis, ERP seuraa toimituksen etenemistä.
Järjestelmään voidaan tallentaa esimerkiksi:
keräiltävät tuotteet
toimitettavat määrät
pakkaustiedot
toimitusosoite
kuljetustapa
rahdinkuljettaja
lähetysnumero
toimituspäivä
seurantanumero
toimituksen tila
toimitusasiakirjat
Näiden tietojen avulla asiakaspalvelu ja myynti voivat nähdä, onko tilaus jo keräilty, lähetetty tai toimitettu.
Asiakkaan kysymykseen ei tarvitse vastata etsimällä tietoa varastolta, kuljetusyhtiöltä ja laskutuksesta erikseen.
12. Talous- ja kannattavuustiedot
ERP yhdistää liiketoiminnan tapahtumat taloudellisiin tietoihin.
Järjestelmässä voidaan käsitellä esimerkiksi:
myyntilaskuja
ostolaskuja
saatavia
velkoja
maksusuorituksia
kustannuksia
budjetteja
ennusteita
projektien kannattavuutta
tuotteiden katteita
varaston arvoa
kustannuspaikkoja
Kun myynti-, osto-, työaika- ja materiaalitiedot yhdistetään, yritys voi laskea tuotteen tai tilauksen toteutuneen kannattavuuden.
Tuote voi näyttää myyntihinnan perusteella kannattavalta, mutta todellinen tilanne voi muuttua, jos sen valmistamiseen kuluu arvioitua enemmän materiaalia tai työaikaa.
13. Huollon ja kunnossapidon tiedot
ERP voi sisältää myös koneisiin, laitteisiin ja huoltotoimintaan liittyvää tietoa.
Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:
koneet ja laitteet
huoltohistoria
suunnitellut huollot
vikailmoitukset
huoltotoimenpiteet
varaosat
seisokkiajat
huollon kustannukset
laitteen käyttöaste
Kun kunnossapidon tiedot yhdistetään tuotannonsuunnitteluun, suunnittelija voi huomioida huoltokatkot jo etukäteen.
Myös toistuvat viat ja niiden vaikutus tuotantoon voidaan tunnistaa paremmin.
14. Dokumentit, muutokset ja tapahtumalokit
ERP-järjestelmä ei sisällä vain numeroita ja rivejä. Siihen voidaan liittää myös dokumentteja ja tapahtumahistoriaa.
Järjestelmässä voidaan säilyttää esimerkiksi:
sopimuksia
piirustuksia
työohjeita
kuvia
tarkastuspöytäkirjoja
tarjouksia
tilausvahvistuksia
rahtikirjoja
laskuja
Lisäksi järjestelmä voi tallentaa tietoa tehdyistä muutoksista:
kuka muutoksen teki
milloin muutos tehtiin
mitä tietoa muutettiin
mikä tieto oli ennen muutosta
mikä prosessin tila oli muutoksen hetkellä
Tapahtumaloki parantaa tiedon luotettavuutta ja auttaa selvittämään epäselviä tilanteita.
Miten tieto päätyy ERP-järjestelmään?
Kaikkea ERP:n sisältämää tietoa ei kirjata käsin.
Tietoa voi muodostua usealla tavalla.
Käyttäjän syöttämä tieto
Työntekijä voi tallentaa järjestelmään esimerkiksi tarjouksen, tilauksen, tuotannon valmistumisen tai vastaanotetun materiaalin.
Automaattisesti muodostuva tieto
ERP voi muodostaa tietoja aiempien tapahtumien perusteella. Myyntitilaus voi esimerkiksi synnyttää tuotantotarpeen, materiaalivarauksen tai laskutusaineiston.
Integraatioista tuleva tieto
Tietoa voidaan siirtää ERP:hen esimerkiksi:
verkkokaupasta
taloushallinnon järjestelmästä
kuljetuspalvelusta
asiakkaan järjestelmästä
toimittajan järjestelmästä
koneelta tai tuotantolaitteelta
Laskettu tieto
ERP voi laskea olemassa olevista tiedoista esimerkiksi:
tuotteen kustannuksen
tilauksen katteen
varaston arvon
kuormitusasteen
arvioidun valmistumisajan
materiaalitarpeen
toimitusennusteen
Yksi tilaus tuottaa suuren määrän tietoa
Yksinkertainenkin asiakastilaus voi synnyttää ERP-järjestelmään pitkän tapahtumaketjun.
Tilauksesta voidaan muodostaa:
myyntitilaus
materiaalitarve
ostoehdotus
tuotantotilaus
työvaiheet
materiaalivaraukset
työaikakirjaukset
valmistumismerkinnät
varastotapahtumat
toimitus
lasku
kannattavuuslaskelma
Tilaus ei siis ole järjestelmässä vain yksi dokumentti. Se yhdistää suuren osan yrityksen prosesseista toisiinsa.
Mitä ERP ei tiedä?
ERP ei automaattisesti tiedä kaikkea yrityksen toiminnasta.
Järjestelmä ei esimerkiksi tiedä:
paperille tehtyä muutosta, jota ei ole kirjattu järjestelmään
työntekijän muistissa olevaa poikkeusta
varastosta otettua materiaalia, jota ei ole kirjattu
todellista valmistumista, jos työvaihetta ei päätetä
tuotannon ongelmaa, jota kukaan ei ilmoita
tulevaisuutta täydellä varmuudella
ERP:n tuottama tieto on yhtä luotettavaa kuin sen pohjana oleva data.
Jos varastosaldot ovat väärin, myös materiaalilaskenta antaa vääriä tuloksia. Jos työvaiheiden kestot eivät vastaa todellisuutta, tuotantosuunnitelma ei ole realistinen.
Enemmän tietoa ei aina tarkoita parempaa johtamista
ERP-järjestelmään voidaan kerätä valtava määrä tietoa, mutta kaikkea mahdollista ei kannata kerätä vain varmuuden vuoksi.
Hyvä lähtökohta on kysyä:
Mihin päätökseen tätä tietoa käytetään?
Kuka tarvitsee tiedon?
Miten usein tieto pitää päivittää?
Voidaanko tieto muodostaa automaattisesti?
Onko tiedon kirjaamiseen käytetty työ hyötyyn nähden järkevää?
Kuka vastaa tiedon oikeellisuudesta?
Jos tiedolla ei ole käyttötarkoitusta, sen keräämisestä voi muodostua pelkkää lisätyötä.
Tavoitteena ei ole mahdollisimman suuri tietomäärä, vaan riittävä, ajantasainen ja luotettava tieto.
Miten ERP:n keräämää tietoa hyödynnetään?
Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, niitä voidaan käyttää päivittäisen työn lisäksi myös toiminnan kehittämiseen.
ERP:n avulla voidaan selvittää esimerkiksi:
Mitkä tilaukset ovat myöhässä?
Missä tuotannon pullonkaulat syntyvät?
Mitkä tuotteet ovat kannattavimpia?
Kuinka luotettavasti toimittajat toimittavat?
Kuinka paljon varastoon sitoutuu pääomaa?
Mitkä materiaalit ovat loppumassa?
Miten koneiden kapasiteetti on käytössä?
Kuinka paljon työaikaa eri tuotteisiin kuluu?
Miten hyvin yritys pitää toimituslupauksensa?
Mihin prosesseihin syntyy eniten manuaalista työtä?
Kun tieto on reaaliaikaista, ongelmiin voidaan puuttua ennen kuin ne näkyvät asiakkaalle.
Tietoturva ja käyttöoikeudet ovat olennainen osa kokonaisuutta
ERP voi sisältää liiketoiminnan kannalta erittäin tärkeää tietoa. Siksi kaikilla käyttäjillä ei tarvitse olla pääsyä kaikkeen.
Käyttöoikeuksilla voidaan määritellä esimerkiksi:
kuka näkee hinnat
kuka voi muuttaa tuotetietoja
kuka hyväksyy ostot
kuka näkee henkilöstön tietoja
kuka käsittelee taloushallinnon tietoja
kuka voi poistaa tai korjata tapahtumia
Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä on huomioitava tietosuoja, tietojen säilytysajat ja se, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään.
Hyvä ERP-järjestelmä ei ainoastaan kokoa tietoa, vaan auttaa myös hallitsemaan sitä turvallisesti.
Yhteenveto
ERP kerää tietoa lähes kaikista yrityksen keskeisistä liiketoimintaprosesseista: asiakkaista, tuotteista, tilauksista, hankinnoista, varastosta, tuotannosta, työajasta, toimituksista ja taloudesta.
Tärkein hyöty ei kuitenkaan ole yksittäisten tietojen määrä. Hyöty syntyy siitä, että tiedot ovat yhteydessä toisiinsa.
Kun myyntitilaus, materiaalitarve, tuotannon eteneminen, toimitus ja laskutus löytyvät samasta kokonaisuudesta, yritys saa ajantasaisen näkymän toimintaansa. Päätöksiä ei tarvitse tehdä arvailujen, vanhojen raporttien tai hajallaan olevien Excel-taulukoiden perusteella.
Toimiva ERP tekee yrityksen prosesseista näkyviä. Samalla se muuttaa päivittäisistä tapahtumista tietoa, jonka avulla voidaan parantaa tehokkuutta, toimitusvarmuutta ja kannattavuutta.
Kommentit