Näin yksi asiakastilaus kulkee valmistavan yrityksen läpi

Asiakkaan tekemä tilaus näyttää usein yksinkertaiselta tapahtumalta.

Todellisuudessa yhden tilauksen käsittelyyn osallistuu valmistavassa yrityksessä useita eri toimintoja. Myynti, hankinta, varasto, tuotanto, logistiikka ja talous tarvitsevat kaikki samaa tietoa oikeaan aikaan.

Jos tieto ei kulje sujuvasti, seurauksena voivat olla toimitusviiveet, ylimääräinen työ ja turhat virheet.

Modernin ERP-järjestelmän tärkein tehtävä on varmistaa, että tieto liikkuu automaattisesti koko prosessin läpi ilman, että samaa tietoa tarvitsee syöttää useaan kertaan.

Katsotaan, mitä yhden asiakastilauksen matkalla oikeasti tapahtuu.

Vaihe 1 – Asiakas lähettää tilauksen

Prosessi alkaa asiakkaan tilauksesta.

Tilaus voi tulla esimerkiksi:

• sähköpostilla

• verkkokaupan kautta

• myyjän tekemänä

• EDI-yhteydellä

• asiakasportaalista

ERP vastaanottaa tilauksen ja tallentaa sen samaan tietokantaan, jota koko yritys käyttää.

Tästä hetkestä lähtien kaikki työ perustuu samaan ajantasaiseen tietoon.

Vaihe 2 – Myynti tarkistaa tilauksen

Myynti varmistaa esimerkiksi:

• hinnat

• toimitusajan

• tuotteet

• mahdolliset asiakaskohtaiset ehdot

Kun tiedot hyväksytään, tilaus siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen.

Tietoa ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.

Vaihe 3 – ERP tarkistaa materiaalit

Seuraavaksi järjestelmä tarkistaa automaattisesti:

• löytyvätkö materiaalit varastosta

• mitä pitää ostaa

• mitä voidaan valmistaa heti

• mitä tuotteita täytyy täydentää

  
  

Jos materiaaleja puuttuu, järjestelmä voi muodostaa ostoehdotuksia tai käynnistää hankintaprosessin.

Vaihe 4 – Tuotanto suunnitellaan

Kun materiaalit ovat saatavilla, tuotanto voidaan suunnitella.

ERP ja mahdollinen APS- tai MES-ratkaisu voivat auttaa esimerkiksi:

• kapasiteetin tarkistamisessa

• työjonojen muodostamisessa

• koneiden kuormituksen optimoinnissa

• realistisen valmistumisajan arvioinnissa

  
  

Tuotanto perustuu todelliseen tilanteeseen, ei arvioihin.

Vaihe 5 – Työ siirtyy tuotantoon

Työmääräimet siirtyvät tuotantoon.

Työntekijät voivat nähdä esimerkiksi:

• työohjeet

• piirustukset

• materiaalit

• työvaiheet

• valmistusmäärät

Kun työvaiheita kuitataan valmiiksi, tieto päivittyy automaattisesti koko yritykselle. Myynti näkee etenemisen, varasto päivittyy ja johto saa reaaliaikaisen tilannekuvan.

Vaihe 6 – Valmistus valmistuu

Kun tuotanto valmistuu:

• tuotteet kirjautuvat varastoon

• saldo päivittyy

• toimitus voidaan aloittaa

  
  

Tietoa ei tarvitse siirtää erikseen tuotannosta varastoon.

Vaihe 7 – Toimitus asiakkaalle

Varasto kerää tuotteet.

ERP voi ohjata esimerkiksi:

• keräilyä

• pakkausta

• lähetteen muodostamista

• kuljetusasiakirjoja

• toimituksen seurantaa

  
  

Kun lähetys lähtee asiakkaalle, tieto päivittyy automaattisesti myös myynnille.

Vaihe 8 – Laskutus

Toimituksen jälkeen ERP voi muodostaa laskun automaattisesti. Koska kaikki tiedot ovat jo järjestelmässä, ylimääräistä tiedonsyöttöä ei tarvita. Myös taloushallinto saa käyttöönsä ajantasaiset tiedot ilman erillisiä siirtoja.

Vaihe 9 – Raportointi

Kun koko prosessi tapahtuu samassa järjestelmässä, yritys saa arvokasta tietoa esimerkiksi:

• toimitusajoista

• katteista

• tuotannon kuormituksesta

• materiaalien kulutuksesta

• varaston kierrosta

• toimitusvarmuudesta

  
  

Raportointi ei enää perustu arvioihin, vaan todellisiin tapahtumiin.

Miksi yksi yhtenäinen prosessi on tärkeä?

Monessa yrityksessä yksi asiakastilaus kulkee edelleen useiden järjestelmien läpi.

Tietoa siirretään:

• Exceliin

• sähköpostiin

• paperille

• tuotantojärjestelmään

• taloushallintoon

  
  

Jokainen ylimääräinen vaihe lisää virheiden mahdollisuutta. Kun kaikki tieto kulkee saman ERP-järjestelmän kautta, koko prosessi nopeutuu ja läpinäkyvyys paranee.

Yhteenveto

Yksi asiakastilaus voi kulkea yrityksen läpi kymmenien eri vaiheiden kautta. Kun jokainen vaihe perustuu samaan ajantasaiseen tietoon, koko organisaatio toimii tehokkaammin.

• Myynti tietää, missä tilaus etenee

• Tuotanto näkee oikeat työjonot

• Varasto tuntee todelliset saldot

• Talous saa tiedot automaattisesti

• Ja asiakas saa tuotteensa ajallaan

Hyvin toimiva ERP ei ole pelkästään ohjelmisto. Se on yrityksen yhteinen toimintamalli, joka yhdistää kaikki osastot saman tiedon ympärille.