Kuinka paljon ERP voi säästää työaikaa?

Yrityksissä käytetään edelleen huomattava määrä työaikaa manuaalisiin rutiineihin: tietojen syöttämiseen useaan järjestelmään, raporttien kokoamiseen, tilausten käsittelyyn ja tiedon etsimiseen eri lähteistä. Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP, Enterprise Resource Planning) on suunniteltu vähentämään juuri näitä aikaa vieviä työvaiheita. Mutta kuinka paljon työaikaa ERP voi todellisuudessa säästää?

Vastaus riippuu yrityksen lähtötilanteesta, prosessien nykyisestä tehokkuudesta ja ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisesta. Monissa organisaatioissa säästöjä mitataan kuitenkin kymmenissä tai jopa sadoissa työtunneissa kuukaudessa.

Mistä työajan säästöt syntyvät?

ERP kokoaa yrityksen keskeiset toiminnot yhteen järjestelmään. Kun myynti, ostot, varastonhallinta, tuotanto, taloushallinto ja asiakastiedot toimivat samassa ympäristössä, päällekkäinen työ vähenee merkittävästi.

Tyypillisiä työaikaa säästäviä muutoksia ovat:

• Manuaalisen tiedonsyötön poistuminen

• Automaattinen tiedonsiirto osastojen välillä

• Reaaliaikaiset raportit ilman Excel-koontia

• Nopeampi tilausten käsittely

• Vähemmän virheiden korjaamista

• Helppo tiedonhaku yhdestä paikasta

Jo pelkästään se, ettei samaa tietoa tarvitse syöttää useaan eri järjestelmään, voi säästää useita minuutteja jokaiselta tilaukselta tai työtehtävältä.

Esimerkki: työajan säästö tilausten käsittelyssä

Kuvitellaan yritys, joka käsittelee 150 tilausta päivässä.

Ennen ERPä yhden tilauksen käsittelyyn kuluu keskimäärin:

• 3 minuuttia tietojen syöttämiseen

• 2 minuuttia varastotietojen tarkistamiseen

• 2 minuuttia laskutuksen valmisteluun
  

Yhteensä: 7 minuuttia per tilaus.

ERP automatisoi suuren osan työvaiheista, jolloin käsittelyaika laskee esimerkiksi neljään minuuttiin.

Säästö:

• 3 minuuttia × 150 tilausta = 450 minuuttia päivässä

• noin 7,5 tuntia päivässä

• yli 160 tuntia kuukaudessa

Käytännössä tämä vastaa noin yhden työntekijän kuukausittaista työpanosta.

Taloushallinnossa säästöt voivat olla merkittäviä

Monissa yrityksissä taloushallinto käyttää edelleen paljon aikaa:

• ostolaskujen käsittelyyn

• hyväksyntäkiertoihin

• raportointiin

• tietojen täsmäytyksiin

Kun ERP automatisoi esimerkiksi laskujen kierron, tiliöinnin ja raportoinnin, kuukausittainen työmäärä voi pienentyä huomattavasti.

Esimerkiksi:

• kuukausiraportointi voi lyhentyä useista työpäivistä muutamaan tuntiin

• ostolaskujen käsittely voi nopeutua 30–70 %

• tiedon hakemiseen käytetty aika vähenee merkittävästi

Myynnissä enemmän aikaa asiakkaille

Myyjien työajasta huomattava osa voi kulua hallinnollisiin tehtäviin.

ERP voi automatisoida esimerkiksi:

• tarjousten muodostamisen

• hinnastojen hallinnan

• tilausten kirjaamisen

• toimitusten seurannan

Kun hallinnollinen työ vähenee, myyntitiimi voi käyttää enemmän aikaa asiakkaisiin ja uusien kauppojen tekemiseen.

Varastonhallinta nopeutuu

Varastotyössä aikaa kuluu usein:

• tuotteiden etsimiseen

• inventointeihin

• saldojen tarkistamiseen

• virheiden selvittämiseen

  
  

ERP reaaliaikainen varastotieto vähentää ylimääräistä etsimistä ja ehkäisee virhetilanteita.

Samalla myös hankinta pystyy tekemään päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella.

Vähemmän virheitä tarkoittaa enemmän säästöä

Työajan säästö ei synny pelkästään nopeammasta tekemisestä. Yksi ERP suurimmista hyödyistä on virheiden väheneminen.

Kun tieto liikkuu automaattisesti järjestelmästä toiseen:

• väärät toimitukset vähenevät

• laskutusvirheitä syntyy vähemmän

• tiedot pysyvät ajan tasalla

• asiakaspalvelun kuormitus pienenee

Virheiden korjaamiseen käytetty aika jää usein huomaamatta, vaikka se voi muodostaa merkittävän osan yrityksen työajasta.

Kuinka paljon yritys voi säästää vuodessa?

Otetaan yksinkertainen esimerkki.

Jos ERP säästää:

• 5 työntekijältä keskimäärin 30 minuuttia päivässä

säästö on:

• 2,5 tuntia päivässä

• noin 55 tuntia kuukaudessa

• noin 660 tuntia vuodessa

Jos yhden työtunnin kokonaiskustannus on esimerkiksi 45 euroa, vuosittainen säästö on lähes 30 000 euroa.

Monissa yrityksissä todellinen hyöty on tätäkin suurempi, koska säästynyt työaika voidaan käyttää asiakaspalveluun, myyntiin, tuotekehitykseen tai liiketoiminnan kehittämiseen.

Työajan säästö riippuu käyttöönotosta

ERP ei kuitenkaan säästä aikaa automaattisesti.

Parhaat tulokset saavutetaan, kun:

• prosessit suunnitellaan uudelleen ennen käyttöönottoa

• henkilöstö koulutetaan kunnolla

• automaatioita hyödynnetään mahdollisimman laajasti

• järjestelmää kehitetään käyttöönoton jälkeen

Pelkkä vanhojen toimintatapojen siirtäminen uuteen järjestelmään ei yleensä tuo suurimpia hyötyjä.

Yhteenveto

ERP voi säästää työaikaa lähes kaikilla yrityksen osa-alueilla. Suurimmat hyödyt syntyvät manuaalisten työvaiheiden automatisoinnista, tiedon keskittämisestä ja virheiden vähentämisestä. Vaikka tarkka säästö vaihtelee yrityksittäin, hyvin käyttöön otettu ERP voi vapauttaa kymmeniä tai jopa satoja työtunteja kuukaudessa.

Työajan säästö näkyy lopulta myös liiketoiminnassa: työntekijät voivat keskittyä rutiinien sijaan tehtäviin, jotka tuottavat enemmän arvoa asiakkaille ja yritykselle.