Tarvitaanko ERP:tä, jos tuotanto toimii jo hyvin?
ERP-järjestelmää aletaan usein etsiä vasta silloin, kun ongelmat ovat jo selvästi näkyvissä. Toimitukset myöhästyvät, varastosaldot eivät pidä paikkaansa, tuotannonsuunnittelu vie kohtuuttomasti aikaa tai tieto on hajallaan useisiin Excel-taulukoihin.
Mutta entä jos tuotanto toimii jo hyvin?
Tilaukset valmistuvat, asiakkaat saavat tuotteensa ja henkilöstö tuntee toimintatavat. Kannattaako toimivaan kokonaisuuteen puuttua, vai aiheuttaako uusi ERP-järjestelmä vain tarpeettoman suuren projektin?
Toimiva tuotanto ei automaattisesti tarkoita, ettei ERP:lle olisi tarvetta. Oleellisempaa on selvittää, mihin nykyinen toiminta perustuu, kuinka hyvin se kestää muutoksia ja pystyykö yritys kasvamaan nykyisillä toimintatavoilla.
Mitä ”tuotanto toimii hyvin” oikeastaan tarkoittaa?
Yrityksessä tuotanto voi näyttää toimivan hyvin, koska tuotteet valmistuvat ja toimitukset saadaan lähtemään ajallaan.
Pinnan alla toiminta voi kuitenkin perustua esimerkiksi:
kokeneiden työntekijöiden muistiin
tuotannonsuunnittelijan omiin Excel-taulukoihin
jatkuvaan asioiden varmistamiseen puhelimitse
paperisiin työmääräimiin
manuaaliseen tiedonsiirtoon
henkilöstön kykyyn ratkaista poikkeustilanteet nopeasti
yhden tai kahden avainhenkilön erityisosaamiseen
Tällaisessa yrityksessä tuotanto voi todella toimia hyvin. Se ei kuitenkaan välttämättä johdu toimivasta järjestelmästä, vaan osaavista ihmisistä, jotka paikkaavat järjestelmän ja prosessien puutteita.
Hyvä kysymys ei siis ole pelkästään:
Toimiiko tuotanto tällä hetkellä?
Parempi kysymys on:
Toimiiko tuotanto yhtä hyvin myös silloin, kun tilausmäärät kasvavat, avainhenkilö on poissa tai suunnitelmaan tulee äkillinen muutos?
ERP ei ole vain ongelmien korjaamista varten
ERP mielletään helposti ratkaisuksi tilanteeseen, jossa nykyiset toimintatavat eivät enää toimi.
Todellisuudessa ERP:n tarkoitus ei ole vain korjata ongelmia. Se voi myös vahvistaa jo hyvin toimivaa tuotantoa.
Hyvin toimivassa yrityksessä ERP voi auttaa:
tekemään hyväksi todetut toimintatavat näkyviksi
vähentämään riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä
automatisoimaan manuaalisia työvaiheita
parantamaan tuotannon ennustettavuutta
laskemaan tuotteiden todellisen kannattavuuden
tukemaan kasvua ilman hallinnollisen työn vastaavaa lisääntymistä
reagoimaan muutoksiin nopeammin
yhdistämään myynnin, hankinnan, varaston ja tuotannon saman tiedon äärelle
ERP ei siis välttämättä muuta sitä, mitä tuotannossa tehdään. Se voi tehdä nykyisestä toiminnasta läpinäkyvämpää, hallittavampaa ja helpommin skaalautuvaa.
Toimiva tuotanto voi silti sisältää näkymätöntä tehottomuutta
Kaikki tuotannon ongelmat eivät näy myöhästyneinä toimituksina.
Monessa yrityksessä toimintaa pidetään tehokkaana, vaikka henkilöstö käyttää paljon aikaa tiedon etsimiseen, tarkistamiseen ja siirtämiseen.
Näkymätöntä tehottomuutta voi syntyä esimerkiksi silloin, kun:
sama tieto syötetään useaan järjestelmään
varastosaldo tarkistetaan vielä erikseen varastolta
tuotannon tilanne selvitetään kysymällä työntekijöiltä
työjonoja päivitetään käsin
valmistuneet työt ilmoitetaan sähköpostilla
tuotannon raportointi kootaan jälkikäteen Exceliin
myynti varmistaa toimitusajan tuotannolta jokaisen tarjouksen yhteydessä
ostotarpeita arvioidaan kokemuksen perusteella
toteutuneita kustannuksia ei verrata laskettuihin kustannuksiin
Yksittäinen työvaihe voi viedä vain muutaman minuutin. Kun se toistuu kymmeniä tai satoja kertoja viikossa, kokonaisvaikutus voi olla merkittävä.
Tuotanto voi siis toimia hyvin, mutta sen ylläpitäminen voi vaatia tarpeettoman paljon käsityötä.
Kuinka riippuvainen tuotanto on avainhenkilöistä?
Yksi tärkeimmistä ERP-tarpeeseen liittyvistä kysymyksistä on henkilöriippuvuus.
Monessa valmistavan teollisuuden yrityksessä tuotannonsuunnittelijalla, työnjohtajalla tai varastovastaavalla on hallussaan valtava määrä tietoa:
mitä valmistetaan seuraavaksi
mitkä tilaukset ovat kiireellisiä
missä tietty materiaali sijaitsee
mikä kone soveltuu mihinkin työhön
kuinka pitkään eri työvaiheet käytännössä kestävät
mitkä asiakaskohtaiset vaatimukset pitää huomioida
mikä toimittaja pystyy toimittamaan materiaalin nopeimmin
Kun nämä henkilöt ovat paikalla, toiminta sujuu.
Mutta mitä tapahtuu loman, sairauspoissaolon, työpaikan vaihdoksen tai yrityksen kasvun aikana?
ERP:n tehtävänä on siirtää yrityksen kannalta olennainen tieto ihmisten muistista yhteiseen järjestelmään. Tällöin osaaminen ei katoa, vaikka henkilöt tai vastuut vaihtuvat.
Pystyykö nykyinen toimintamalli tukemaan kasvua?
Pienessä yrityksessä tuotantoa voidaan hallita tehokkaasti myös suhteellisen kevyillä työkaluilla.
Tilauksia on rajallinen määrä, työntekijät tuntevat toisensa ja tuotannon tilanne voidaan käydä läpi aamupalaverissa.
Kasvun myötä tilanne muuttuu.
Kun tilauksia, tuotteita, työntekijöitä ja tuotantoresursseja tulee lisää, samalla kasvaa myös:
käsiteltävän tiedon määrä
samanaikaisten tilausten määrä
tuotannon suunnittelun monimutkaisuus
materiaalitarpeiden määrä
poikkeustilanteiden määrä
koordinointiin käytetty aika
virheiden mahdollisuus
Nykyinen toimintamalli voi toimia hyvin tämän päivän volyymilla, mutta se ei välttämättä kestä liiketoiminnan kaksinkertaistumista.
Kasvun kannalta olennainen kysymys on:
Voimmeko käsitellä enemmän tilauksia ilman, että hallinnollinen työ ja henkilöstön kuormitus kasvavat samassa suhteessa?
Hyvin suunniteltu ERP mahdollistaa sen, että yritys voi kasvaa ilman, että jokainen lisätilaus aiheuttaa vastaavan määrän manuaalista työtä.
Onko tuotannon tilanne oikeasti nähtävissä reaaliaikaisesti?
Tuotannon sujuminen ja tuotannon näkyvyys ovat eri asioita.
Tuotanto voi edetä hyvin, vaikka yrityksen johto, myynti tai asiakaspalvelu ei näkisi sen todellista tilannetta.
Ilman yhteistä järjestelmää voi olla vaikea vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
Mitkä työt ovat parhaillaan käynnissä?
Mitkä tilaukset ovat vaarassa myöhästyä?
Missä tuotannon pullonkaula on juuri nyt?
Mitkä materiaalit puuttuvat?
Paljonko vapaata kapasiteettia on ensi viikolla?
Milloin uusi tilaus voidaan realistisesti toimittaa?
Kuinka paljon keskeneräiseen tuotantoon on sitoutunut pääomaa?
Mikä on yksittäisen tilauksen tämänhetkinen kustannus?
Jos vastausten saaminen edellyttää useiden henkilöiden kontaktoimista, tuotanto ei ole täysin läpinäkyvää.
ERP yhdessä tuotannonohjauksen tai MES-ratkaisun kanssa voi tuoda ajantasaisen tiedon kaikkien sitä tarvitsevien nähtäville.
Pitääkö toimitusaikojen laskeminen paikkansa?
Tuotanto voi toimia hyvin niin kauan kuin kuormitus on tasainen ja tilauskanta ennakoitava.
Haasteet alkavat usein silloin, kun:
suuri tilaus tulee lyhyellä toimitusajalla
kone rikkoutuu
materiaali myöhästyy
työntekijä sairastuu
asiakas muuttaa tilausta
kiireellinen työ pitää nostaa jonon ohi
Jos suunnittelu perustuu erillisiin taulukoihin tai ihmisten kokemukseen, yhden muutoksen vaikutusta voi olla vaikea arvioida koko tuotannon tasolla.
Moderni tuotannonsuunnittelu voi yhdistää:
tilauskannan
konekapasiteetin
henkilöstökapasiteetin
työvaiheiden kestot
materiaalien saatavuuden
huoltokatkot
tilausten prioriteetit
Näin toimitusaikoja voidaan arvioida jo tarjous- ja tilausvaiheessa realistisemmin.
ERP:n hyöty ei tällöin ole vain tuotannon ohjaamisessa. Se auttaa myös myyntiä tekemään toimituslupauksia, jotka yritys pystyy pitämään.
Tiedetäänkö, mitkä tuotteet ja tilaukset ovat oikeasti kannattavia?
Hyvin toimiva tuotanto ei automaattisesti tarkoita kannattavaa tuotantoa.
Tuotteet voivat valmistua ajallaan, mutta niiden valmistamiseen voi kulua arvioitua enemmän:
työaikaa
materiaalia
koneaikaa
alihankintaa
asetusaikaa
laadunvalvontaa
korjaavaa työtä
Jos toteutuneita kustannuksia ei kerätä järjestelmällisesti, hinnoittelu voi perustua vanhoihin oletuksiin.
ERP voi yhdistää yksittäiseen tuotteeseen, tilaukseen tai projektiin esimerkiksi:
materiaalikulut
työntekijöiden kirjaamat tunnit
koneiden käyttöajan
alihankintakustannukset
ostot
toimituskustannukset
poikkeamat ja hävikin
Näin yritys voi verrata suunniteltua ja toteutunutta kannattavuutta.
Tuotanto voi siis toimia operatiivisesti hyvin, mutta ERP voi paljastaa, mitkä tuotteet todella tuottavat ja missä katetta menetetään.
Onko tieto yhdessä paikassa?
Yrityksellä voi olla käytössään useita hyviä järjestelmiä, mutta kokonaisuus ei silti välttämättä toimi tehokkaasti.
Tietoa voi olla esimerkiksi:
toiminnanohjausjärjestelmässä
tuotannon omassa ohjelmistossa
varastojärjestelmässä
taloushallinnon järjestelmässä
Excel-taulukoissa
sähköpostissa
verkkokaupassa
paperisissa dokumenteissa
Ongelma ei aina ole yksittäisessä järjestelmässä, vaan siinä, etteivät tiedot liiku niiden välillä.
Jos myyntitilaus täytyy syöttää uudelleen tuotantoon ja tuotannon valmistumistieto edelleen laskutukseen, virheiden ja viiveiden riski kasvaa.
ERP voi toimia yrityksen yhteisenä tietopohjana, johon muut järjestelmät integroidaan. Tällöin tietoa ei tarvitse ylläpitää erikseen useassa paikassa.
Tarvitaanko ERP:tä kaikissa yrityksissä?
Ei välttämättä.
Jos yrityksen toiminta on hyvin pientä, tuotanto yksinkertaista ja tilausmäärät vähäisiä, raskas ERP-projekti ei välttämättä ole perusteltu.
Nykyinen toimintamalli voi olla riittävä, jos:
tilauksia on vähän
tuotevalikoima on suppea
tuotantovaiheita on vähän
materiaalitarpeet ovat helposti ennakoitavissa
tieto on helposti kaikkien saatavilla
henkilöriippuvuus on vähäistä
kasvua tai merkittäviä muutoksia ei ole näköpiirissä
raportointi ja jäljitettävyys täyttävät yrityksen tarpeet
ERP:n käyttöönotto ei ole itseisarvo.
Järjestelmän pitää ratkaista todellisia tarpeita, tukea yrityksen tavoitteita ja tuottaa enemmän hyötyä kuin sen käyttöönotto ja ylläpito vaativat.
Milloin toimivan tuotannon rinnalle kannattaa harkita ERP:tä?
ERP:n arviointi voi olla ajankohtaista jo ennen näkyvien ongelmien syntymistä.
Tyypillisiä merkkejä ovat:
yritys kasvaa tai tavoittelee kasvua
tuotannon suunnittelu on yhden henkilön varassa
Excel-taulukoiden määrä lisääntyy jatkuvasti
tietoa kirjataan useaan paikkaan
reaaliaikaista tuotannon tilannekuvaa ei ole
toimitusaikoja on vaikea ennustaa
tuotekohtaista kannattavuutta ei tunneta tarkasti
materiaalipuutteita syntyy hyvästä suunnittelusta huolimatta
asiakaskohtaiset vaatimukset lisääntyvät
jäljitettävyysvaatimukset kasvavat
henkilöstö käyttää paljon aikaa tietojen etsimiseen
nykyisten järjestelmien kehittäminen on vaikeaa
raportointi perustuu vanhaan tai käsin koottuun tietoon
ERP-hanketta ei kannata aloittaa vasta silloin, kun nykyinen toimintamalli on jo pettänyt.
Järjestelmän valinta ja käyttöönotto on helpompaa silloin, kun yritys pystyy suunnittelemaan muutoksen hallitusti eikä kiireessä.
Hyvin toimivia prosesseja ei pidä rikkoa
Yksi yleisimmistä ERP-hankkeeseen liittyvistä huolista on, että uusi järjestelmä pakottaa yrityksen muuttamaan hyväksi havaittuja toimintatapojaan.
Huoli on aiheellinen, jos valittu järjestelmä on liian jäykkä.
Hyvä ERP-hanke ei kuitenkaan lähde siitä, että kaikki nykyinen korvataan järjestelmätoimittajan vakioprosessilla.
Ensin pitää ymmärtää:
mikä nykyisessä toiminnassa toimii
mitkä toimintatavat tuottavat kilpailuetua
missä on turhaa manuaalista työtä
mitä voidaan automatisoida
missä prosessia kannattaa kehittää
minkä pitää säilyä ennallaan
Joustavan ERP-järjestelmän pitäisi tukea yrityksen liiketoimintaa, ei pakottaa yritystä tarpeettomasti järjestelmän mukaiseen toimintamalliin.
Tavoitteena on säilyttää toimivat käytännöt ja poistaa niiden ympäriltä turha työ.
ERP voi toimia vakuutuksena tulevaisuutta varten
ERP:n arvo näkyy usein selvimmin muutostilanteissa.
Kun yritys saa suuren uuden asiakkaan, avaa uuden toimipisteen, kasvattaa tuotantoaan tai laajentaa tuotevalikoimaansa, toiminnan monimutkaisuus kasvaa nopeasti.
Jos tieto ja prosessit ovat jo valmiiksi järjestelmässä, yritys pystyy hallitsemaan muutosta paremmin.
ERP voi auttaa yritystä:
vakioimaan toimintatapoja
perehdyttämään uusia työntekijöitä
jakamaan tietoa eri toimipisteiden välillä
hallitsemaan kasvavaa tilauskantaa
parantamaan jäljitettävyyttä
mittaamaan toiminnan kehitystä
reagoimaan poikkeamiin aikaisemmin
Tällöin ERP ei ole vain vastaus nykyisiin ongelmiin. Se rakentaa valmiutta tuleviin tarpeisiin.
Kysymykset, joilla omaa ERP-tarvetta voi arvioida
Yrityksen kannattaa arvioida nykytilannetta käytännönläheisesti.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
Näemmekö tuotannon todellisen tilanteen reaaliaikaisesti?
Voiko myynti luvata toimitusajan ilman erillistä selvitystyötä?
Tiedämmekö tuotteiden ja tilausten toteutuneen kannattavuuden?
Ovatko varastosaldot luotettavia?
Kuinka paljon tietoa syötetään käsin useaan paikkaan?
Kuinka riippuvaisia olemme yksittäisistä työntekijöistä?
Pystymmekö kasvattamaan tilausmäärää nykyisillä toimintatavoilla?
Kuinka nopeasti pystymme muuttamaan tuotantosuunnitelmaa?
Tiedämmekö etukäteen, missä kapasiteetti ei riitä?
Kuinka paljon aikaa kuluu raporttien kokoamiseen ja tietojen etsimiseen?
Onko tuotannon, myynnin, varaston ja hankinnan käytössä sama tieto?
Tukeeko nykyinen järjestelmä yrityksen tulevaisuuden tavoitteita?
Jos useaan kysymykseen on vaikea vastata, ERP:n hyötyjä kannattaa selvittää, vaikka tuotanto toimisikin tällä hetkellä hyvin.
ERP:n käyttöönotto kannattaa nähdä kehitysprojektina
ERP-hanke ei ole vain uuden ohjelmiston asentamista.
Parhaimmillaan se on mahdollisuus tarkastella koko tilaus-toimitusprosessia:
miten asiakastilaus vastaanotetaan
miten materiaalitarpeet muodostuvat
miten tuotanto suunnitellaan
miten työvaiheet kirjataan
miten varastotapahtumat syntyvät
miten toimitus ja laskutus käynnistyvät
miten toteutunutta kannattavuutta seurataan
Kun prosessit käydään läpi yhdessä henkilöstön kanssa, voidaan tunnistaa sekä toimivat käytännöt että turha työ.
Tavoitteena ei ole digitalisoida jokaista vanhaa toimintatapaa sellaisenaan. Tavoitteena on rakentaa mahdollisimman selkeä ja sujuva kokonaisuus.
Yhteenveto
ERP:tä ei tarvita vain silloin, kun tuotanto on ongelmissa.
Myös hyvin toimiva tuotanto voi hyötyä järjestelmästä, joka tuo reaaliaikaisen näkyvyyden, vähentää manuaalista työtä, vahvistaa kannattavuuden seurantaa ja auttaa yritystä kasvamaan hallitusti.
Oleellista on selvittää, perustuuko nykyinen toimivuus aidosti tehokkaisiin prosesseihin vai henkilöstön kykyyn paikata puutteita kokemuksellaan.
Jos tuotanto toimii hyvin, lähtötilanne ERP-hankkeelle on usein erinomainen. Yrityksen ei tarvitse korjata kriisiä, vaan se voi kehittää toimintaansa hallitusti ja säilyttää samalla ne käytännöt, jotka jo toimivat.
Toimivaa tuotantoa ei tarvitse muuttaa muutoksen vuoksi. Sitä kannattaa kehittää, jotta se toimii yhtä hyvin myös huomenna.
Kommentit